1. Administrator danych
Administratorem Twoich danych osobowych jest Euronet Group sp. z o.o. z siedzibą w Radomsku (97-500), ul. Brzeźnicka 95, KRS: 0001221109, NIP: 7721913444.
2. Inspektor Ochrony Danych
Administrator wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym można skontaktować się we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych: pisemnie na adres siedziby administratora lub pod adresem e-mail: iod@euronet.net.pl
3. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych
Twoje dane osobowe będą przetwarzane w następujących celach:
- a) obsługi zgłoszenia, rejestracji oraz umożliwienia udziału w konferencji, w tym przesyłania informacji organizacyjnych dotyczących wydarzenia - na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO, tj. w celu podjęcia działań przed zawarciem umowy oraz wykonania umowy uczestnictwa w konferencji;
- b) wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na administratorze, w szczególności obowiązków podatkowych i rachunkowych, jeżeli udział w konferencji jest odpłatny lub jeżeli konieczne jest wystawienie dokumentu księgowego - na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
- c) ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń związanych z organizacją konferencji lub udziałem w niej - na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. prawnie uzasadnionego interesu administratora;
- d) przygotowania zbiorczych, anonimowych statystyk dotyczących uczestników konferencji, w szczególności na potrzeby organizacyjne, sprawozdawcze lub podsumowania wydarzenia - na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. prawnie uzasadnionego interesu administratora;
- e) przesyłania informacji marketingowych, w tym informacji o kolejnych wydarzeniach, usługach lub inicjatywach administratora, jeżeli wyrazisz na to odrębną zgodę - na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Zgodę możesz wycofać w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.
- f) jeżeli wyrazisz odrębną zgodę na przekazanie Twoich danych osobowych partnerom technologicznym wydarzenia, tj. podmiotom uczestniczącym w wydarzeniu w roli prelegentów, panelistów, prowadzących warsztaty, wystawców, w celu umożliwienia tym partnerom kontaktu z Tobą po wydarzeniu, w tym przesyłania materiałów, informacji handlowych lub marketingowych dotyczących ich produktów, usług, wydarzeń lub inicjatyw związanych z cyberbezpieczeństwem - podstawą prawną przetwarzania danych przez Euronet Group sp. z o.o. w tym celu jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Kontakt marketingowy za pomocą poczty elektronicznej lub telefonu będzie prowadzony wyłącznie w zakresie wynikającym z udzielonej zgody. Aktualna lista partnerów, którym mogą zostać przekazane dane, jest dostępna w agendzie wydarzenia.
- g) dokumentowania przebiegu konferencji oraz informowania o jej przebiegu, w tym poprzez wykonywanie zdjęć i nagrań obejmujących ogólne ujęcia wydarzenia, sali, publiczności, sceny, stoisk, prelekcji, debat, warsztatów i networkingu, a następnie publikację wybranych materiałów na stronie internetowej administratora, w mediach społecznościowych administratora oraz w materiałach informacyjnych lub promocyjnych dotyczących wydarzenia albo kolejnych wydarzeń administratora - na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. prawnie uzasadnionego interesu administratora polegającego na dokumentowaniu, promocji i informowaniu o wydarzeniu.
W przypadku wykonywania zdjęć lub nagrań, na których uczestnik stanowi główny temat materiału, w szczególności w przypadku wypowiedzi do kamery, wywiadu, indywidualnej sesji zdjęciowej lub pozowanego ujęcia promocyjnego, utrwalenie i rozpowszechnienie wizerunku nastąpi na podstawie odrębnej zgody uczestnika.
4. Zakres przetwarzanych danych
Administrator przetwarza wyłącznie dane niezbędne do realizacji wskazanych powyżej celów, w szczególności:
- a) imię i nazwisko;
- b) adres e-mail;
- c) numer telefonu;
- d) nazwa firmy, instytucji lub organizacji;
- e) zajmowane stanowisko lub funkcja;
- f) dane niezbędne do wystawienia faktury lub innego dokumentu księgowego - jeżeli dotyczy;
- g) informacje organizacyjne związane z udziałem w konferencji, np. wybrany typ uczestnictwa, preferencje dotyczące udziału lub dodatkowe informacje przekazane w formularzu;
- h) wizerunek i głos utrwalone na zdjęciach lub nagraniach wykonanych podczas konferencji - jeżeli dotyczy.
5. Odbiorcy danych
Twoje dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom wspierającym administratora w organizacji i obsłudze konferencji, w szczególności:
- a) dostawcom usług informatycznych, hostingu, poczty elektronicznej oraz systemów rejestracyjnych;
- b) podmiotom świadczącym usługi organizacyjne, techniczne lub administracyjne związane z konferencją;
- c) podmiotom świadczącym usługi księgowe, podatkowe, prawne lub doradcze;
- d) operatorom płatności lub bankom - jeżeli udział w konferencji jest odpłatny;
- e) organom publicznym lub innym podmiotom uprawnionym do uzyskania danych na podstawie przepisów prawa.
Odbiorcami danych mogą być również partnerzy technologiczni wydarzenia, tj. podmioty uczestniczące w wydarzeniu w roli prelegentów, panelistów, prowadzących warsztaty, wystawcy, ale wyłącznie w zakresie danych uczestników, którzy wyrazili odrębną zgodę na takie przekazanie lub samodzielnie udostępnili dane danemu partnerowi podczas wydarzenia, np. poprzez zeskanowanie identyfikatora, pozostawienie wizytówki lub wypełnienie formularza partnera. W takim przypadku partner technologiczny będzie odrębnym administratorem danych osobowych w zakresie dalszego przetwarzania danych we własnych celach.
Dane w postaci wizerunku lub głosu mogą być udostępniane odbiorcom materiałów publikowanych przez administratora, w szczególności użytkownikom strony internetowej administratora oraz profili administratora w mediach społecznościowych. Dane mogą być również przetwarzane przez podmioty wspierające administratora w realizacji, montażu, publikacji lub obsłudze materiałów foto-wideo, w tym fotografów, operatorów, agencje marketingowe, dostawców usług IT oraz dostawców platform społecznościowych.
6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
Administrator co do zasady nie zamierza przekazywać Twoich danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy. Jeżeli jednak w związku z korzystaniem z określonych narzędzi informatycznych lub usług dostawców zewnętrznych dojdzie do przekazania danych poza Europejski Obszar Gospodarczy, administrator zapewni, aby odbywało się to zgodnie z RODO, w szczególności na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony lub przy zastosowaniu odpowiednich zabezpieczeń, takich jak standardowe klauzule umowne.
Publikacja materiałów w mediach społecznościowych może wiązać się z przetwarzaniem danych przez dostawców tych platform, w tym poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, zgodnie z zasadami działania tych platform oraz ich regulaminami i politykami prywatności.
7. Okres przechowywania danych
Twoje dane osobowe będą przechowywane:
- a) w zakresie obsługi zgłoszenia, rejestracji i udziału w konferencji - przez czas niezbędny do organizacji i rozliczenia konferencji, a następnie przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń;
- b) w zakresie danych przetwarzanych w celu realizacji obowiązków podatkowych i rachunkowych - przez okres wymagany przepisami prawa;
- c) w zakresie danych przetwarzanych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora - do czasu ustania tego interesu lub skutecznego wniesienia sprzeciwu, chyba że administrator wykaże istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do dalszego przetwarzania;
- d) w zakresie danych przetwarzanych na podstawie zgody - do czasu jej wycofania, nie dłużej jednak niż do czasu ustania celu, w którym dane zostały zebrane; informacje dotyczące udzielenia zgody, w tym jej treść, data, godzina i źródło pozyskania, mogą być przechowywane przez okres niezbędny do wykazania faktu jej udzielenia oraz obrony przed roszczeniami;
- e) w zakresie danych w postaci wizerunku lub głosu utrwalonych w materiałach dokumentujących konferencję - przez okres publikacji materiałów lub do czasu skutecznego wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, chyba że po stronie administratora będą istniały ważne prawnie uzasadnione podstawy do dalszego przetwarzania; w przypadku materiałów przetwarzanych na podstawie zgody - do czasu jej wycofania, z zastrzeżeniem, że wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem wykorzystania materiałów przed jej wycofaniem.
Po upływie wskazanych okresów dane zostaną usunięte lub zanonimizowane, chyba że dalsze ich przechowywanie będzie wymagane przez przepisy prawa.
8. Prawa osoby, której dane dotyczą
Przysługuje Ci prawo do:
- a) dostępu do swoich danych osobowych;
- b) sprostowania danych;
- c) usunięcia danych;
- d) ograniczenia przetwarzania;
- e) przenoszenia danych;
- f) wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych - w przypadkach przewidzianych przepisami RODO;
- g) wycofania zgody w dowolnym momencie - jeżeli dane są przetwarzane na podstawie zgody.
Realizacja niektórych praw może być ograniczona w przypadkach określonych przepisami prawa, np. gdy dalsze przechowywanie danych jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze lub do ustalenia, dochodzenia albo obrony roszczeń.
9. Prawo wniesienia skargi
Masz prawo wnieść skargę do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uznasz, że przetwarzanie Twoich danych osobowych narusza przepisy RODO.
10. Dobrowolność podania danych
Podanie danych osobowych wymaganych w formularzu zgłoszeniowym jest dobrowolne, ale niezbędne do rejestracji i udziału w konferencji. Niepodanie tych danych uniemożliwi dokonanie zgłoszenia lub udział w wydarzeniu.
Podanie danych przetwarzanych na podstawie zgody, w szczególności w celach marketingowych, jest dobrowolne i nie wpływa na możliwość udziału w konferencji.
Wyrażenie zgody na przekazanie danych partnerom technologicznym jest dobrowolne i nie jest warunkiem udziału w konferencji. Brak zgody nie wpływa na możliwość rejestracji ani udziału w wydarzeniu.
11. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji
Twoje dane osobowe nie będą wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania.